Pembuatan Dokumentasi

C. Pembuatan Dokumentasi

Sebelumnya kita telah membuat pelatihan personel dan lainnya, untuk melengkapi syarat suatu informasi, maka tahapan selanjutnya adalah dokumentasi. Tahapan ini merupakan kelanjutan dari tahap sebelumnya dalam kasus sistem perangkat lunak untuk menginput data pasien untuk “Poliklinik Sehat”. Sebelum membahasnya, saya akan menjelaskan pengertian secara kharfiah dokumentasi. Dokumentasi adalah penyimpanan berbentuk materi tertulis atau dalam bentuk lainnya yang mendeskripsikan bagaimana cara beroperasinya suatu sistem, serta mencakup hal-hal apa saja yang dapat dilakukan program dan prosedur yang harus diikuti oleh user. Dokumentasi digunakan untuk tujuan-tujuan berikut:

• Pelatihan
• Penginstruksian
• Pengkomunikasian
• Penetapan standar kinerja
• Pemeliharaan system
• Referensi historis


Empat area utama dokumentasi adalah:

C1.Dokumentasi Pemakai

Prosedur yang memberitahu pemakai cara bekerja dengan sistem dan cara menjalankan tugasnya. Dokumentasi pemakai dapat dilakukan secara online atau dituliskan dalam manual prosedur. Untuk menjalankan sistem perangkat lunak untuk Penginputan data pasien “Poliklinik Sehat” yaitu:

• Pertama, admin harus login terlebih dahulu untuk meastikkan bahwa mereka berwenang membuka aplikasi tersebut. Dengan memasukkan user id dan password id tang telah ditetapkan oleh kebijakan “poliklinik Sehat”.
• Jika anda seorang user, maka hal yang sama dapat anda lakukan, tetapi ada peryaratan yg sedikit berbeda dengan admin. User hanya dibatasi untuk hanya beberapa kali salah dalam login.
• Setelah itu, user akan dihadapakan dengan beberapa menu yang tersedia selain login. Yaitu seperti kolom nama,alamat dan data diri lainnya. Termasuk data penyakit si pasien
• Dan terkahir,si pasien dapat mendaftar secara online jika sudah mengisi ketentuan diatas.

C2. Dokumentasi Sistem

Dokumentasi ini merupakan hasil-hasil yang digenerasi oleh professional sistem dan elemen-elemen rancangan yang dituangkan dalam repository(tempat penyimpanan) sentral CASE. Hasil-hasil terdokumentasi ini akan berfungsi pada saat sistem dikembangkan sebagai perangkat komunikasi yang digunakan untuk memberitahu atau pengembangan dan kemajuan sistem. Hasil-hasil sistem perangkat lunak untuk Data pasien adalah :

* Perangkat lunak yang dibuat membantu dalam melakukan pendaftaran secara online.


C.3 Dokumentasi Perangkat Lunak

Dokumentasi ini berisi konversi aplikasi rancangan perangkat lunak ke software untuk memudahkan pemeliharaan dan meningkatkan kemampuan program. Programmer pemeliharaan harus memahami secara jelas fungsi dan logika perangkat lunak tersebut. Untuk contoh kasus pembuatan perangkat lunak data pasien poliklinik, kita dapat mengetahui hasil konversi aplikasi rancangan perangkat lunak ke software ditunjukkan dengan gambar berikut:


C4. Dokumentasi Operasi

Dokumentasi yang berisi form dan diagram dengan kata-kata dan nomor kunci.
Untuk contoh kasus pembuatan perangkat lunak input data pasien poliklinik kita dapat mengetahui file program yang digunakan yaitu data riwayat pasien.


D. Konversi Sistem Baru
Konversi sistem baru terbagi atas 4 bagian. Empat metode konversi sistem adalah:

a. Konversi langsung
adalah pengimplementasian sistem baru. Apabila konversi telah dilakukan maka tidak ada cara untuk kembali ke sistem lama atau pemutusan sistem lama yang disebut dengan cold turkey. Modifikasi terhadap konversi langsung merupakan konversi uji coba.
Kelebihan: biaya konversi tidak mahal.
Kekurangan: mempunyai resiko kegagalan cukup tinggi.

b. Konversi paralel
Sistem lama dan sistem baru beroperasi secara serentak untuk beberapa periode waktu. Pada konversi ini, output dari masing-masing sistem tersebut dibandingkan, dan perbedaannya direkonsiliasi.
Kelebihan: pendekatan ini memberikan derajat proteksi yang tinggi dari kegagalan sistem baru.
Kekurangan: biaya besar untuk penduplikasian fasilitas-fasilitas dan biaya personel yang memelihara sistem rangkap tersebut.


c. Konversi phase-in
Sistem baru diimplementasikan beberapa kali yang secara perlahan mengganti sistem yang lama. Konversi ini menghindarkan dari resiko yang ditimbulkan oleh konversi langsung dan memeberi waktu yang banyak kepada pemakai untuk mengasimilasi perubahan.

Kelebihannya: keceptan perubahan dalam organisasi tertentu dapat diminimisasi, dan sumber-sumber pemrosesan data dapat diperoleh sedikit demi sedikit selama periode waktu yang cukup luas.
Kelemahannya: biaya yang ditiadakan untuk mengembangkan interface temporer dengan sistem lama, daya terapnya terbatas, dan terjadi kemunduran semangat di organisasi karena orang-orang tidak pernah merasa menyelesaikan sistem.


d. Konversi pilot
Konversi ini mengsegmentasi organisasi yaitu hanya sebagian dari organisasi mencoba mengembangkan sistem baru. Sebelum sistem baru diimplementasikan ke seluruh organisasi, sistem pilot ini harus membuktikan di tempat pengujian tersebut.
Kelebihan: lebih sedikit beresiko dibandingkan metode konversi langsung, dan lebih murah disbanding metode parallel. Segala kesalahan dapat dilokalisir dan dikoreksi sebelum implementasi lebih jauh dilakukan.
Kekurangan: membutuhkan area(sebagian) dari organisasi untuk uji coba.


Poliklinik sehat memakai konversi langsung karena, selain biayanya murah tapi juga karena penginputan data pasien dilakukan secara manual. Dari pendaftaran pasien sampai pembayarannya, walaupun pendaftaran bisa dilakukan secara online, tapi poliklinik memerlukan data pasien asli bukan inputan si pasien sediri.


E. Peninjauan Setelah Implementasi

Dari kasus sebelumnya, ini merupakan tahapan terakhir dari implementasi sistem.
Tujuan pengembangan sistem baru yang berkualitas adalah untuk menghasilkan sistem yang tidak melampaui anggaran, tepat waktu dan memenuhi keperluan pemakai. Proses untuk menganalisis apa yang berjalan dalam proyek yang berhasil maupun tidak berhasil disebut peninjauan pasca implementasi(post implementasi review).
Peninjauan pasca implementasi adalah pencarian terorganisir untuk menemukan cara meningkatkan efesiensi dan efektivitas sistem baru, dan untuk memberikan informasi yang akan membantu dalam pengembangan sistem mendatang. Peninjauan pasca implementasi dilakukan oleh tim yang terdiri dari wakil pemakai, auditor internal, professional sistem, dan disertakan pula konsultan eksternal atau auditor independen untuk meningkatkan objektifitas dan mengurangi kepentingan politik yang terjadi diantara kelompok-kelompok internal.

Empat cakupan area peninjauan pasca implementasi:
1. Faktor-faktor sistem
2. Komponen rancangan sistem
3. Keakuratan estimasi
4. Tingkat dukungan




E1. Faktor-Faktor Sistem

Mencakup:
a. Faktor kelayakan Teknis, Ekonomis, Legal, Operasional, dan Jadwal(TELOS).
Dari kasus diatas, sistem perangkat lunak penginputan data pasien poliklinik sudah memenuhi kelayakan EKONOMIS suatu sistem. Karena pembuatan software ini tidak memerlukan banyak dana dan mudah untuk direalisasisakan.
b. Faktor strategis, Produktivitas, Diferensiasi, dan Manajemen (PDM).
Dari segi ini,poliklinik sudah memenuhi factor manajemen karena poliklinik sehat sudah mampu me manage sendiri tanpa bantuan Negara.
c. Faktor rancangan kemampuan pemeliharaan, pendayagunaan, pendayagunaan kembali, realibilitas, dan kemampuan perluasan(MURRE).
Dari segi ini poliklinik sudah memakai MURRE suatu sistem. Yaitu dari pihak programmer telah disiapkan personel untuk memelihara dan mendayagunakan sistem ini sehingga sistem dapat bekerja dengan baik.


E2. Komponen Rancangan Sistem

Terbagi atas :
a. Output
berisi data pasien dan riwayat seorang pasien dari awal mendaftar sampai memeriksakan kondisi badannya di poliklinik sehat ini.
b. Input
Berisi aplikasi form dari mulai login, pemilihan menu.
c. Proses
Berisi pengolahan data dari inputan data pasien.
d. Database
Berisi data output yang disimpan pada file database sendiri.
e. Kendali
Berisi pengendalian sistem agar sistem dapat berjalan dengan baik.
f. Platform teknologi
Berisi teknologi yang digunakan yaitu program xml yang berbasis database untuk menyimpan data pasien


E3. Keakuratan Estimasi

a. Waktu
dari segi waktu, penggunaan aplikasi ini sangat efisien, karena pasien hanya membutuhkan waktu beberapa menit untuk proses pengisian data diri.
b. Biaya
tidak memerlukan budget tambahan, karena hanya membutuhkan 2 sampai 3 admin untuk me manage software atau aplikasi ini.
c. Keuntungan
Menggunakan sistem ini memberikan banyak keuntungan, antara lain:
• Memudahkan para pasien untuk mendaftar
• Mampu menjaga kerahasiaan penyakit pasien.


E4. Tingkat Dukungan

Mencakup:
a. Sumber daya yang tersedia
Sumber daya untuk sistem ini tersedia seperti sumber daya manusia.
b. Manajemen puncak
Manajemen puncak dalam hal ini adalah manajer dokter yang mendukung aplikasi ini berjalan sesuai rencana
c. Pelatihan
Pelatihan untuk sistem ini didukung oleh pihak programmer.